Instrukcja dla doktorantów

Organizacja i rozliczanie podróży służbowych

Podstawa prawna: Zarządzenie nr 99/2022 Rektora Uniwersytetu Opolskiego z dnia 17 listopada 2022 r.
(tekst jednolity ogłoszony zarządzeniem nr 79/2025)

I. Rodzaje wyjazdów

• Podróż krajowa – wyjazd na konferencję, szkolenie, warsztaty, konsultacje itp. na terenie Polski.

• Podróż zagraniczna – wyjazd poza granice kraju w celach naukowych, dydaktycznych lub reprezentacyjnych.

Każdy wyjazd realizowany w imieniu Uczelni stanowi podróż służbową i wymaga wcześniejszej zgody upoważnionych osób.

II. Uzyskanie zgody na wyjazd

• Dla doktorantów zgodę wydaje Dyrektor Szkoły Doktorskiej.

• W przypadku finansowania z projektów lub środków zewnętrznych, wymagana jest również zgoda dysponenta środków (kierownik projektu, dyrektor instytutu, bądź inna osoba odpowiedzialna za dany projekt lub wyjazd).

III. Krajowe podróże służbowe

1. Przed wyjazdem

1. Wypełnij wniosek o refundację kosztów podróży (Załącznik nr 6 do zasad).

2. Złóż wniosek w Szkole Doktorskiej co najmniej 10 dni przed wyjazdem.

3. Poczekaj na zatwierdzenie przez Dyrektora Szkoły Doktorskiej.

4. Po akceptacji zostanie wystawione polecenie wyjazdu służbowego.

!!! Doktoranci nie mogą otrzymać zaliczki na podróż krajową.

2. W trakcie podróży

• Zbieraj oryginały biletów, faktur i rachunków za przejazdy, noclegi i inne wydatki.

• Poproś o potwierdzenie udziału w wydarzeniu (np. pieczęć organizatora lub zaświadczenie).

3. Po powrocie

1. Wypełnij rozliczenie podróży i dołącz wszystkie dokumenty.

2. Złóż je w Szkole Doktorskiej w ciągu 14 dni od zakończenia wyjazdu.

3. Zwrot kosztów nastąpi po zatwierdzeniu rozliczenia przez Dyrektora Szkoły Doktorskiej. 

IV. Zagraniczne podróże służbowe

1. Przed wyjazdem

1. Wypełnij formularz „Wniosek o odbycie zagranicznej podróży służbowej – doktorant” (Załącznik nr 8).

2. Dołącz zaproszenie, program wydarzenia oraz wstępny kosztorys (transport, noclegi, opłata konferencyjna).

3. Złóż wniosek co najmniej 10 dni przed wyjazdem w Szkole Doktorskiej.

4. Wniosek musi zostać zatwierdzony przez:

   • Dyrektora Szkoły Doktorskiej,

   • Prorektora ds. Nauki.

5. Biuro Nauki i Obsługi Projektów rejestruje wyjazd.

!!! Doktoranci mogą otrzymać zaliczkę w walucie kraju docelowego, jeśli wniosek zostanie złożony odpowiednio wcześnie.

2. W trakcie podróży

• Zbieraj rachunki i faktury za noclegi, transport i opłaty konferencyjne.

• Dieta pokrywa koszty wyżywienia i drobnych wydatków (jej wysokość zależy od kraju).

• Przy częściowym wyżywieniu dieta jest pomniejszana o:

  • śniadanie – 15% diety,

  • obiad – 30% diety,

  • kolacja – 30% diety.

3. Po powrocie

1. Złóż rozliczenie kosztów z rachunkami i biletami w ciągu 14 dni.

2. Dołącz sprawozdanie z wyjazdu (opis przebiegu, wygłoszonych wystąpień, wyników, ustaleń).

3. Rozliczenie zatwierdza Dyrektor Szkoły Doktorskiej.

V. Wskazówki praktyczne

• Używaj oryginałów dokumentów – kserokopie nie są honorowane.

• Wszystkie formularze (załączniki nr 6–11) do pobrania poniżej.

• W razie wątpliwości skontaktuj się z:

  • Sekretariatem Szkoły Doktorskiej,

  • Biurem Nauki i Obsługi Projektów (w przypadku wyjazdów zagranicznych).